Grâce aux progrès technologiques, il est désormais possible d’organiser des galas ou encore des congrès virtuels. Ce type d’évènement est pratique dans bien des domaines, mais les préparatifs sont souvent laborieux et l’utilisation d’équipements spécifiques de bonne qualité est indispensable pour que tout se déroule bien. Faisons le point.

Les avantages d’organiser un évènement corporatif virtuel

D’une part, opter pour le mode virtuel permet aux organisateurs de cibler un public international, voire mondial, et de réduire les coûts liés à la logistique. D’autre part, cela offre aux intéressés la possibilité de participer malgré les contraintes géographiques et certains problèmes de planning. En outre, un évènement en ligne est plus pratique et sécurisé durant les périodes où il est recommandé de limiter les sorties et l’exposition à la foule comme pendant une pandémie.

Comment organiser un évènement corporatif virtuel ?

Voici les démarches à suivre pour organiser un évènement corporatif virtuel.

La préparation

La première étape à passer lorsque vous prévoyez d’organiser un évènement corporatif virtuel est de définir vos objectifs. Pour ce faire, vous devez déterminer :

• Le thème de l’évènement ;
• Le nombre de participants ;
• La date et l’heure ;
• Les intervenants ;
• Les modalités d’inscription : localisation, âge, sexe, centre d’intérêt ou encore prix d’entrée
• Les options : direct, en différé et accessible à la demande, les deux la fois ou encore possibilité d’interagir en vidéo ou par message avec les intervenants et autres participants.

Ensuite, il faut préparer les invitations virtuelles et faire la promotion de l’évènement pour cibler le maximum de personnes. Puis, vous devez élaborer la plateforme sur laquelle la rencontre sera réalisée.

L’installation et les tests

Quelques jours avant l’évènement, il faut commencer à installer les équipements tels que les caméras, les ordinateurs et faire les branchements nécessaires. Il est à noter que vous devez avoir des matériels et une connexion de qualité pour éviter les problèmes au niveau des images et du son ou encore les coupures. Puis, il faut procéder à des tests complets des équipements et de la plateforme pour s’assurer que tout fonctionne bien.

Le jour J

Le jour J, des techniciens doivent être présents pour garantir le bon déroulement des évènements, notamment dans le cas des lives. La gestion des entrées, de la prise de parole et de la plateforme toute entière doit également être réalisée par des professionnels qualifiés.

Conclusion : Comment organiser un évènement corporatif virtuel parfait ?

Pour organiser un évènement corporatif virtuel parfait, il est fortement recommandé de solliciter les services d’un professionnel qui n’oubliera aucun détail de la préparation et qui dispose des compétences et des équipements nécessaires pour garantir que tout se déroule sans problèmes.

SYNC Productions vous propose justement des experts sérieux et qualifiés dans le domaine pour vos galas ou encore vos congrès en ligne. Nous mettons également à votre disposition des matériels de première qualité et nous nous chargeons de la diffusion en direct en cas de besoin. N’hésitez pas à nous contacter pour obtenir des renseignements supplémentaires sur nos services.