Un gala hybride conjugue présence physique et virtuelle. Une bonne préparation s’impose pour assurer un bon déroulement de l’événement et pour garantir une ambiance de qualité pour tout le monde. Comment bien l’organiser pour que les participants profitent à la fois des avantages d’une réunion en présentiel et en digital ? Voici quelques conseils utiles.

Définir les objectifs et établir un plan

Définir vos objectifs est l’étape numéro 1 de votre organisation. Cela vous permettra, par la suite, d’établir un plan. Une astuce consiste à créer une check-list à remplir au fur et à mesure que des idées vous viennent à l’esprit.

Voici quelques éléments incontournables à considérer dans le cadre d’une organisation d’un gala hybride :

• Le message à véhiculer : c’est le cœur même de votre événement.
• Le thème : il doit correspondre à l’événement et susciter l’intérêt des participants potentiels.
• La gestion de l’inscription : définissez au préalable les démarches à suivre pour participer.
• Les enjeux de l’événement : cela peut être une collecte de fonds ou une sensibilisation.
• L’effectif : il est important de définir un nombre maximal et minimal de participants.
• Les stratégies de communication : définissez les canaux à utiliser notamment les réseaux sociaux, la presse ou encore l’e-mailing.

Définir les besoins matériaux et humains

L’étape suivante consiste à définir les besoins en amont et pendant le gala hybride. C’est notamment le moment de concocter le programme de l’événement, notamment les activités, indispensables pour maintenir une bonne ambiance.

Celles-ci nécessitent des ressources matérielles, mais aussi humaines. Il faut du personnel pour assurer le service durant le gala. Vous pouvez assigner les différentes tâches, en prenant toujours soin de tenir une checklist.

En ce qui concerne les équipements dont vous avez besoin, vous avez le choix entre louer, emprunter ou acheter le matériel indispensable.

Satisfaire toute l’audience

Les attentes des participants présents physiquement et ceux qui assistent virtuellement à l’événement ne sont pas les mêmes. C’est l’un des défis majeurs de l’organisation d’un gala hybride : il faut impérativement satisfaire toute l’audience.

Les participants en présentiel sont susceptibles d’être les plus exigeants, puisqu’ils ont choisi d’assister directement à l’événement. Ils figurent parmi les publics faciles à atteindre, étant donné que vous avez leur attention.

Assurez-vous de maintenir cette attention en engageant des professionnels pour assurer l’animation grâce à un spectacle, des sketchs ou des tours de magie.

Les besoins des participants virtuels sont un peu plus complexes. Une partie d’entre eux peuvent assister au gala tout en s’adonnant à une autre activité. Il va alors falloir interagir avec les participants virtuels, pour maintenir leur intérêt jusqu’au bout. Proposez des jeux, des sondages ou encore un quiz à distance.

Faites appel à SYNC Productions pour une bonne organisation de votre gala hybride

Vous organisez bientôt un gala hybride ? Confiez-nous les préparatifs de votre événement. Nous pouvons mettre à votre disposition le matériel dont vous avez besoin. Une équipe de techniciens peut également être dépêchée par nos soins pour la supervision des différentes activités. Choisissez la sérénité, nous nous occupons de tout.